Опрос предпринимателей: контроль за авансами сотрудников ведется слабо

Почти каждое второе предприятие (48%) выдает сотрудникам деньги на различные расходы в наличном виде или перечисляют их на личные счета, фактически полностью теряя контроль над средствами предприятия, свидетельствует опрос, проведенный среди латвийских предпринимателей компанией финансовых технологий WestStein и исследовательской компанией Kantar TNS.

Дебетные карты компании своим сотрудникам на различные ежедневные расходы − например, на офисные расходы, на отношения с клиентами (на подарки, обеды, цветы ) руководители доверяют лишь в 18% случаев.

«Следует учитывать, что у малых и средних компаний ограничены возможности в контроле расходов сотрудников. Если крупные компании могут выдвинуть свои условия и платить за услуги, даже за доставку цветов, постоплатой, то в сегменте малых и средних предприятий такой возможности зачастую нет — нужно искать другие альтернативы», — отметила член правления WestStein Сигне Калниня.

В то же время 38% респондентов указали, что в нынешнем подходе к контролю расходов сотрудниками хотели бы видеть больше прозрачности, то есть они хотели бы знать, когда, сколько и на что тратятся средства компании.

«Одним из условий финансового здоровья предприятий, особенно малых и средних, является контроль денежных потоков. Однако в ситуации, когда авансовые выплаты осуществляются в виде наличных денег или перечислением на личный счет работника, которому эти деньги нужно опять снять и рассчитываться наличными, этот контроль становится совершенно непрозрачным», — считает Калниня.

По словам Калнини, речь идет не только о рисках обмана, которым себя подвергает предприятие, но и о нецелесообразных расходах времени и других ресурсов.

Традиционно процедура авансовых расчетов предусматрвиает по меньшей мере семь шагов: во-первых, нужно распоряжение о том, что сотрудник может стать лицом, получающим аванс; во-вторых, необходимо заявление сотрудника о предоставлении ему аванса; в-третьих, нужно разрешение руководителя и/или распоряжение бухгалтеру о выплате аванса; в-четвертых, бухгалтер оформляет аванс; в-пятых, аванс перечисляется на счет сотрудника или выдается в виде наличных средств; в-шестых, после использования выданной суммы сотрудник должен предоставить отчет о расходах и подтверждающие платеж документы; последний шаг — бухгалтер заносит в отчетность все чеки и проводит учет аванса.

«В этом процессе должны быть задействованы сотрудник, руководитель компании и бухгалтер — это надо делать снова и снова. Конечно, можно сказать,что для авансовых платежей можно выдать карту предприятия, но владельцы зачастую не хотят предоставлять работникам столь свободный доступ к финансовым средствам предприятия. И это понятно, поскольку дебетные карты традиционно имеют привязку к основным банковским счетам предприятия», — указывают представители WestStein.

Используя расчетные карты предоплаты и при определенной подготовительной работе, компания может сократить время на оформление авансовых расчетов почти в два раза. Даже опрос предпринимателей показал, что 16% респондентов хотели бы, чтобы в процессе выдачи денег сотрудникам было бы меньше формальностей, а сам процесс выдачи средств и отчета по ним был бы более простым.

Чтобы упростить процесс авансовых расчетов, во внутренней документации предприятия нужно оговорить, что в таких случаях используется карта предоплаты, указать лиц, которым будут выданы персонифицированные карты и установить допустимые лимиты расходов. В бухгалтерии следует предусмотреть, что распечатка со счета карты и является отчетом об авансовом расчете.

Ref:224.108.108.298

Читайте также

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Пожалуйста, введите ваш комментарий!
пожалуйста, введите ваше имя здесь

Новости